EnglishDeutschRussischArabischSpanischItalienischFranzösischchinese
schließen× rufen Sie uns an +49 6221 56 6243

Behandlungsanfrage und Terminvereinbarung

Um eine Behandlungsanfrage zu stellen, bitten wir Sie, unser Anfrageformular zu verwenden, da unsere Ärzte die im Formular angegebenen Informationen benötigen, um Ihnen ein qualitativ gutes Behandlungsangebot zu erstellen. Eine Anfrage per Telefon oder E-Mail kann leider nicht bearbeitet werden, da unsere internen Prozesse das Anfrageformular benötigen, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können. Bitte beachten Sie auch, dass unsere Ärzte einige medizinische Befunde benötigen.

Die notwendigen Befunde zu Ihrer Behandlungsanfrage finden Sie hier. Bitte beachten Sie, dass sich die erforderlichen Befunde je nach Erkrankung unterscheiden können.

Hinweise zu den erforderlichen Unterlagen finden Sie hier. Im Formular können Dokumente in den gängigen Formaten (z.B. pdf, jped, word) angehängt werden (im Upload Bereich). DICOM Daten, z.B. MRT oder CT Bilder, können über unser Telemedizinportal via Internet an uns übermittelt werden. Bilddaten können Sie entweder direkt nach dem Absenden des Anfrageformulars oder später mit dem Upload Link, welcher an Ihre E-Mailadresse gesendet wird, hochladen und übermitteln.

Wenn Sie diese Upload-Optionen nutzen, haben wir unmittelbaren Zugang zu Ihren Daten und können Ihre Anfrage schnellstmöglich bearbeiten (Keine Verzögerung durch Post-Versand).

Alternativ können Sie eine CD/DVD (mit Bilddaten im DICOM Format) per Post senden:

Heidelberg University Hospital
International Office
Im Neuenheimer Feld 400
69120 Heidelberg, Germany

Eine Rücksendung der Unterlagen können wir Ihnen leider nicht zusagen und bitten daher darum, dass Sie uns ausschließlich Kopien und keine Originaldokumente zukommen lassen.

Sie können Ihre Dateien über das Internet via Telemedizinportal hochladen. Hier finden Sie weitere Informationen.

Überprüfen Sie bitte zunächst, ob Sie alle Pflichtfelder des Formulars ausgefüllt haben und die Einträge der vorgegebenen Formatierung entsprechen. Sollte das Senden mit angehängten Dokumenten nicht möglich sein, prüfen Sie bitte zunächst, ob Ihre Dokumente zu groß sind und reduzieren Sie nach Möglichkeit die Größe. Gegebenenfalls können Sie das Formular ohne Dokumente senden und diese im Anschluss per E-mail an das International Office senden.

Sollte das Absenden dennoch nicht möglich sein, können Sie das Formular ausdrucken und eingescannt per E-Mail, per Fax oder postalisch an das International Office (www.heidelberg-university-hospital.com/de/kontakt ) senden.

Ab dem Zeitpunkt, zu dem alle notwendigen Informationen und Befunde im International Office eingegangen sind, dauert die Bearbeitung Ihrer Behandlungsanfrage ca. eine Woche. Nach Durchsicht der medizinischen Unterlagen durch die zuständige medizinische Fachabteilung erhalten Sie ein vorläufiges Therapieangebot mit Kostenvoranschlag.

In manchen Fällen können wir Ihnen kein Therapieangebot zukommen lassen, etwa, wenn die erforderliche Abteilung keine Kapazität zur Verfügung hat oder die Ärzte eine Therapie in Heidelberg nicht für sinnvoll erachten.

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Case Manager im International Office. Halten Sie bitte immer Ihre International Office-Fallnummer bereit bzw. geben diese in Ihrer E-Mail an. Damit ist gewährleistet, dass wir Ihnen schnellstmöglich weiterhelfen können. Grundsätzlich ist es besser, Fragen unter Angabe der IO-Fallnummer schriftlich an das International Office zu richten, weil die zuständigen Case Manager häufig ohne Hinzuziehung der jeweiligen medizinischen Fachabteilung, der Buchhaltung und/oder der Akte nicht zielführend Auskunft geben können.

Bitte überprüfen Sie zunächst, ob Sie Ihre Behandlungsanfrage über das Formular gestellt haben. Falls ja, müsste Ihnen eine E-Mail mit der entsprechenden fünfstelligen International Office Nummer zugesendet worden sein. Sollten Sie diese nicht erhalten haben, senden Sie uns bitte– sofern vorhanden –eine Kopie der initial gesendeten, automatischen Emailbestätigung per E-Mail zu.

Sollten Sie das Formular nicht ausgefüllt haben, bitten wir zunächst um die Zusendung des Formulars; im Anschluss erhalten Sie zusammen mit unserer Eingangsbestätigung eine International Office Fallnummer.

Bei medizinischen Notfällen, die eine sofortige Krankenhausbehandlung erfordern, ist zunächst das wohnortnächste Krankenhaus aufzusuchen. Nach Untersuchung durch einen Arzt und Erstellung eines Arztberichts, können Sie uns diesen zukommen lassen; wir leiten alle Anfragen zeitnah weiter und unsere Ärzte entscheiden über die Dringlichkeit einer Behandlung und des Terminangebots.

Die ersten Terminvereinbarungen für alle medizinischen Abteilungen des Universitätsklinikums Heidelberg übernimmt das International Office für Sie. Während einer laufenden Behandlung sprechen Sie bitte direkt mit Ihren Ansprechpartnern in der Fachabteilung über Terminvereinbarungen, soweit diese im Zusammenhang mit der durchgeführten Behandlung stehen. Wenn Sie darüber hinausgehende Behandlungen oder Konsile in anderen Fachabteilungen wünschen, wenden Sie sich an das International Office.

Sobald Ihre Zahlung auf dem Konto des Universitätsklinikums Heidelberg eingegangen ist, werden wir Ihnen Ihren Termin mitteilen. Grundsätzlich wird Ihnen der schnellstmögliche Termin angeboten oder Ihr Wunschtermin, sofern möglich. Das nächstmögliche Terminangebot liegt üblicherweise etwa 1-8 Wochen nach dem Zahlungseingang; in wenigen Fällen kann zwischen Zahlungseingang und nächstmöglichem Terminangebot ein Zeitraum von mehr als 8 Wochen liegen.

Kostenvoranschlag und Endabrechnung bei selbstzahlenden Patienten

Die Basis für unseren Kostenvoranschlag ist das individuelle Therapieangebot des Arztes. Die Komponenten des Kostenvoranschlags sind:

  • sofern eine stationäre Behandlung angeboten wird: Kosten für “Allgemeine Krankenhausleistungen” im Rahmen der stationären Behandlung; diese umfassen: Ärztliche und pflegerische Regelversorgung, Medikamente und medizinisches Material (z.B. Blutentnahme-, Verbandsmaterial, etc.), sonstige Personalkosten, z.B. Physiotherapie, sowie Vollverpflegung und Unterkunft. Die Kosten werden berechnet, indem wir – wie in Deutschland für die Berechnung von Krankenhausleistungen üblich – die voraussichtliche Fallpauschale, die sogenannte DRG („diagnosis related groups“), für die angebotene Behandlung ermitteln.
  • Kosten für Behandlungen durch den Chefarzt / die Chefärzte der behandelnden Abteilung(en) oder dessen Stellvertreter; die voraussichtlichen Kosten dieser sogenannten „wahlärztlichen Leistungen“ werden auf Basis der in Deutschland geltenden „Gebührenordnung für Ärzte“ ermittelt.
  • Risikozuschlag für unvorhergesehene Verlängerungen der Behandlung (Behandlungskostenreserve)
  • Sonstige: Laborleistungen oder sehr selten verabreichte teure Medikamente werden nicht durch die Allgemeinen Krankenhausleistungen abgedeckt und daher zusätzlich berechnet falls erforderlich.

Ein unverbindliches Therapieangebot  wird für jeden Patienten individuell erstellt. Die Kosten setzen sich durch diverse Einzelleistungen zusammen, die durch etliche Faktoren beeinflusst werden, wie etwa die Haupt- und Nebendiagnosen, die Aufenthaltsdauer, spezifische Prozeduren (z.B. bei einer Operation), konkrete Einzelleistungen und Aufwände des / der beteiligten Wahlärzte. Die Berechnungsgrundlagen sind im Wesentlichen das deutschlandweit gültige Fallpauschalensystem für Krankenhausleistungen sowie die Gebührenordnung für Ärzte für die wahlärztlichen Leistungen; beides sind recht komplexe Regelwerke. Eine Preisliste kann auf Grund dieser Komplexität der Leistungen nicht zur Verfügung gestellt werden. Daher können auch keine fixen Preise oder Pauschalen für Behandlungen angeboten werden.

Der Kostenvoranschlag ist grundsätzlich vor Beginn der Behandlung vollständig zu bezahlen. Ausnahmefälle bestehen bei Botschaften oder bestimmten Versicherungen als Kostenträger.

Eine weitere Vorauszahlung kann manchmal fällig werden, wenn Behandlungen durchgeführt werden, die nicht durch den Kostenvoranschlagsbetrag abgedeckt sind, z.B. bei einer nicht geplanten Behandlung in einer anderen Abteilung oder bei Änderungen des Therapieplans oder unvorhergesehenen kostensteigernden Komplikationen im Behandlungsverlauf.

Bei längerer Behandlungsdauer, z.B. mehr als drei Monate, oder wenn eine Behandlung in einer Abteilung abgeschlossen ist und in einer anderen medizinischen Abteilung fortgesetzt wird, kann eine Zwischenrechnung erstellt werde. Dabei gilt: es dauert etwa 4-6 Wochen ab dem Stichtag, zu dem der zu berechnende Behandlungsabschnitt abgeschlossen ist, bis die Rechnung gestellt werden kann. In diesem 4-6-wöchigen Zeitraum erhält das International Office zunächst alle Rechnungen der einzelnen Rechnungssteller, die an der Behandlung beteiligt waren, z.B. die Krankenhausrechnung und die Rechnung(en) des / der Chefärzte. Im Anschluss werden diese Einzelrechnungen in einer Gesamtrechnung zusammengefasst.

Somit ist vor Ablauf dieser 4-6-Wochen-Frist leider noch nicht der endgültige Rechnungsbetrag bekannt. Daher kann es vorkommen, dass Sie bereits eine weitere Vorauszahlung für den neuen Behandlungszeitraum leisten müssen, bevor Sie die Zwischenrechnung erhalten haben. Selbstverständlich werden wir unmittelbar nach Erstellung der Zwischenrechnung eventuell vorhandene Restguthaben Ihrem neuen Vorauszahlungsbetrag zurechnen.

Alle Einzelrechnungen (z.B. die Krankenhausrechnung und die Rechnung(en) des / der Chefärzte) werden nach Ende der Behandlung durch das International Office gesammelt. Die zusammenfassende Endabrechnung wird in der Regel 4-6 Wochen nach Ihrem letzten Behandlungstermin erstellt. Wir bitten um Verständnis, dass eine frühere Abrechnung nicht möglich ist.

Grundsätzlich kommt es selten vor, dass der Betrag der Endabrechnung den Kostenvoranschlagsbetrag übersteigt; in diesen Fällen wird der Patient zu einer Nachzahlung des Differenzbetrages aufgefordert. Wenn der Kostenvoranschlagsbetrag höher lag als der Betrag der Endabrechnung erfolgt die Rückerstattung des Differenzbetrages in der Regel innerhalb einer Woche nach Rechnungsstellung ausschließlich auf das Konto, von dem die Einzahlung erfolgt ist. Sollte die Rücküberweisung auf ein anderes Konto gewünscht sein (z.B. Bezahlung durch Dritte, Firmen oder Finanzdienstleister), senden Sie uns bitte die SWIFT-Kopie der initialen Vorauszahlung und die schriftliche Einverständniserklärung des Einzahlers / Vollmacht zusammen mit einer Passkopie des Einzahlers (inklusive der Unterschriftsseite) zu. Wurde der Betrag durch eine Firma eingezahlt, muss die Vollmacht auf dem Firmenbrief sein. Bitte beachten Sie, dass die Rückerstattung des Betrages generell nicht in Bar erfolgen kann.

Bei ambulanten Besuchen kann im Einzelfall direkt über das Sekretariat des behandelnden Arztes abgerechnet werden.

Bei stationären Behandlungen am Universitätsklinikum Heidelberg erfolgt die Abrechnung ausschließlich über das International Office. Eine Ausnahme besteht bei Patienten, die über das EU-Sozialversicherungsabkommen kommen; bitte nehmen Sie in diesem Falldirekt Kontakt mit der behandelnden Fachabteilung auf. Weitere Informationen finden sie hier.

Die Rückerstattung des Restbetrages erfolgt grundsätzlich auf das Bankkonto des Einzahlers. Sie erhalten von unserer Buchhaltung ein entsprechendes Formular mit der Bitte um die Zusendung Ihrer Bankverbindung.

Bei Rückfragen zu Ihrem Kostenvoranschlag wenden Sie sich bitte an das International Office und bei Fragen zur Abrechnung bitte an das IO-Abrechnungs-Team. Bitte geben Sie stets Ihre IO-Fallnummer an.

Versicherungen und Botschaften als Kostenträger

Das Universitätsklinikum Heidelberg akzeptiert Kostenzusagen von einigen arabischen Botschaften (z.B. Saudi-Arabien, Kuwait, Oman) sowie von einzelnen Versicherungen (z.B. Allianz Worldwide Care, AXA PPP International, Cigna Global Health Benefits, EU-SVA/EHIC/S2)und erwartet keine Vorauszahlung. In diesen Fällen ist es erforderlich, dass die Kostenzusage des jeweiligen Kostenträgers bei Terminvereinbarung bzw. frühzeitig vor dem Behandlungsbeginn dem International Office vorliegt.

Kostenzusagen anderer Kostenträger können nicht akzeptiert werden; es ist jedoch in manchen Fällen möglich, dass Patienten ihrer Versicherung nachträglich die Rechnung einreichen und um eine Rückerstattung bitten. Bitte nehmen Sie in jedem Fall frühzeitig Kontakt mit Ihrem Kostenträger auf.

Die uns vorliegende Kostenübernahmegarantie ist jeweils beschränkt auf einen Zeitraum und auf eine bestimmte Behandlung. Sollte die vorliegende Kostenübernahmegarantie

  • für die Begleitperson den Behandlungszeitraum oder
  • die geplante Behandlung, die nicht im Zusammenhang mit der Hauptbehandlung steht, oder
  • die Kosten

nicht abdecken, werden Sie um eine Vorauszahlung für die geplante Erweiterung der Behandlung / Aufnahme einer Begleitperson gebeten oder um die Vorlage einer erweiterten Kostenübernahmegarantie. Bitte haben Sie Verständnis, dass die Sicherung der Kosten frühzeitig vor dem Termin erfolgen sollte.

Sobald dem International Office eine gültige Kostenübernahmegarantie der Botschaft/Versicherung vorliegt werden wir prüfen, ob wir Ihre Vorauszahlung zurückerstatten können.

Visum und Vorbereitungen zu Hause

Wir unterstützen Sie gerne bei der Beschaffung eines Visums. Voraussetzungen sind, dass die Kosten gesichert sind (Kostenvoranschlag wurde beglichen oder Kostenübernahmegarantie eines akzeptierten Kostenträgers liegt vor) und der Termin durch den Patienten bestätigt ist.

Sollten Patienten die deutsche oder englische Sprache nicht fließend beherrschen, ist es wichtig, dass rechtzeitig vor Behandlungsbeginn ein durch das Universitätsklinikum Heidelberg zertifizierter Dolmetscher für notwendige Arztgespräche durch den Patienten beauftragt wird. Patienten, die einen zertifizierten Dolmetscher beauftragen möchten oder Fragen, z.B. zu den üblichen Preisen für Dolmetscher/weitere Betreuungsleistungen haben, können sich mit dem International Office in Verbindung setzen. Weitere Informationen finden Sie hier

Nein, das Klinikum zahlt keine Vermittlungsgebühren. Es kann vorkommen, dass Dolmetscher / Vermittler dem Patienten zusätzliche Leistungen (zum Beispiel die Übersetzung medizinischer Dokumente aus dem Heimatland des Patienten) in Rechnung stellen. Sollten Sie unsicher sein, ob die Preise angemessen sind, kontaktieren Sie gerne das International Office.

Während und nach der Behandlung

Bitte seien Sie sicher, dass das Universitätsklinikum Heidelberg großen Wert auf den Schutz Ihrer persönlichen und medizinischen Daten legt; unsere Mitarbeiter sind zur Einhaltung von strengen Datenschutzrichtlinien verpflichtet.

Wann immer möglich, führen wir Behandlungen ambulant durch. Das heißt, dass sie nur dann stationär im Krankenhaus sein werden, wenn dies medizinisch erforderlich ist und ansonsten im Hotel / Appartement wohnen und jeweils zu den vereinbarten Terminen in die Klinik kommen. Somit werden die Behandlungskosten reduziert und die Aufenthalte im Krankenhaus sind auf das Notwendige beschränkt.

Zur Sicherheit unserer Patienten ist es vorgeschrieben, dass vor dem stationären Aufenthalt ein Screening zum Nachweis multiresistenter Erreger durchgeführt werden muss. Zur Durchführung dieses notwendigen Tests erhalten Sie einige Tage vor Ihrer stationären Aufnahme einen Termin. Im Fall, dass Patienten mit einem positiven Test stationär behandelt werden müssen, ist die Einhaltung von Schutzmaßnahmen vorgeschrieben.

Unsere Patientenzimmer, die meisten davon Zweierzimmer, sind hell und komfortabel ausgestattet. Jedes Zimmer auf den normalen Stationen verfügt über ein Badezimmer. Einige Zimmer haben eine Terrasse oder einen Balkon. Für Ihre Kommunikations- und Unterhaltungsbedürfnisse sind unsere Patientenzimmer folgendermaßen ausgestattet:

  • Fernseher (einschließlich Sender in arabischer und englischer Sprache
  • Telefon (zu angemessen Preisen)
  • Internet (kostenfrei)

Vor Ort können Sie für weitere Informationen gerne auf unser Pflegepersonal oder die Aufnahmestelle (nahe dem Eingang) zukommen. Wir bemühen uns, Ihre Wünsche bezüglich des Zimmers zu berücksichtigen. Das Universitätsklinikum Heidelberg ist sehr gefragt. Aus diesem Grund bitten wir um Ihr Verständnis, dass der Wunsch nach einem Einzelzimmer oder der Unterbringung einer begleitenden Person im Zimmer nicht immer erfüllt werden kann. Unser Hauptanliegen und Verpflichtung ist sicherzustellen, dass wir keine Patienten aufgrund von Bettenknappheit ablehnen müssen.

Sollte Ihr Gesundheitszustand eine spezielle Ernährung erfordern oder sollten Sie individuelle Wünsche oder Gewohnheiten haben, berücksichtigen wir dies gerne. Bitte teilen Sie zu Beginn Ihrer Behandlung dem Pflegepersonal Ihre Wünsche mit.

Die Visumverlängerung erteilt die örtlich zuständige Ausländerbehörde in Heidelberg. Für eine Visumverlängerung stellt Ihr Case Manager des International Office gerne eine neue Bestätigung aus, wenn eine Weiterbehandlung erforderlich ist und die voraussichtlichen Behandlungskosten gesichert sind. Patienten oder Angehörige sollten ihren zuständigen Case Manager bereits einige Zeit bevor das Visum ausläuft kontaktieren, da die Ausstellung des Bestätigungsdokumentes einige Tage dauern kann.

Nach Abschluss der Behandlung erstellt der behandelnde Arzt einen ausführlichen Arztbericht in englischer Sprache, falls gewünscht. Einen vorläufigen Brief erhalten Sie üblicherweise unmittelbar nach der Behandlung; die Erstellung des finalisierten Briefes, der auch von dem jeweiligen Ärztlichen Direktor autorisiert wird, erfolgt in der Regel innerhalb von vier Wochen nach Behandlungsende. Dieser enthält Informationen über die Diagnosen, die durchgeführte Behandlung sowie Empfehlungen für die weitere medizinische Betreuung.

Kontakte im Notfall

Bitte informieren Sie das Personal, z.B. durch Ihre Angehörigen oder drücken Sie den Klingelknopf; das Pflegepersonal wird dann umgehend zu Ihnen kommen.

Bei beiden Notrufnummern brauchen Sie keine Ländervorwahl für Deutschland zu wählen, wenn Sie von einem ausländischen Handy aus anrufen:

 

  • Rettungsleitstelle / Notarzt / Feuerwehr: 112
  • Polizei: 110

Weitere Information:
Liste der Notfallaufnahmestellen am Universitätsklinikum Heidelberg